Afstemmen ‘to the max’
ZuidasdokEén van de grootste infrastructurele projecten van Nederland, op ‘een postzegel’. Dat is het programma Zuidasdok in Amsterdam. Op slechts een paar vierkante kilometers wordt station Amsterdam Zuid vernieuwd, de A10 gereconstrueerd én er worden nieuwe beveiligings- en ict-systemen aangelegd om dat allemaal te laten functioneren. Boosters Sanne Meijneke en Paul Botman zijn er actief als Adviseurs Omgeving. Een flinke uitdaging, onder andere vanwege de enorme hoeveelheid stakeholders en de beperkte ruimte: “We moeten voortdurend meebewegen met wensen, behoeften en systemen.”
Dit klinkt als een pittig project. Kunnen jullie wat achtergrondinformatie geven?
Sanne: “Het programma Zuidasdok vindt plaats rondom de Zuidas in Amsterdam en bestaat uit vier projecten. Deze richten zich op 1. de vernieuwing van station Amsterdam Zuid, 2. de aanleg van twee tunnels om de A10 Zuid onder het station door te leiden, 3. de vernieuwing van de A10 Zuid, met aansluiting op de knooppunten Amstel en De Nieuwe Meer, en 4. de veiligheidssystemen en ict die nodig zijn voor de metro en de trein. Het is één van de grootste infrastructurele projecten van Nederland, en het is bedoeld om een betere bereikbaarheid van Amsterdam en het noordelijke deel van de Randstad te realiseren.”
Dat is een hele mond vol. Wat doen jullie daar precies?
Paul: “Ik ben betrokken bij het project ‘Tunnel’, zoals het heet, en Sanne bij ‘Knooppunten’. We zijn betrokken als Adviseurs Omgeving, binnen een team van meerdere adviseurs, ondersteund door specialisten op bijvoorbeeld het gebied van verkeer, waterbeheer, communicatie… Ik ben in verschillende fases betrokken (geweest) bij het project Tunnel. Zo heb ik me eerst beziggehouden met de contractvoorbereidingsfase en de aanbestedingsfase. Nu zitten we in de ontwerpfase. Iedere fase heeft zijn eigen uitdagingen.”
Sanne: “Ik ben wat korter betrokken bij het project dan Paul; ik heb me niet beziggehouden met de contractvorming, wel met de ontwerp- en uitvoeringsfase van het project Knooppunt De Nieuwe Meer. Ons werk als omgevingsadviseurs bestaat globaal gezien uit twee taken. De eerste heeft te maken met conditionering: we zorgen ervoor dat het project fysiek in de omgeving kan landen. Dat doen we bijvoorbeeld door het vergunningentraject te begeleiden, net zoals de trajecten rondom ecologie, eventuele archeologische vondsten, vervuiling in de bodem enzovoorts. Onze tweede taak bestaat vooral uit afstemmen met stakeholders en toekomstige beheerders, zowel intern als extern. We halen wensen en eisen op, informeren iedereen zo goed mogelijk, we vormen een luis in de pels om de belangen van de omgeving te bewaken.”
Extern hebben we meer dan 200 stakeholders. En dan hebben we het niet over mensen, maar over partijen…
Kun je daar een voorbeeld van geven?
Paul: “Er zijn veel partijen betrokken en dus veel botsende belangen. Veel aannemers werken graag snel en efficiënt. Dan is het handig om wegen bijvoorbeeld volledig af te sluiten. Heel begrijpelijk dat zij die wens hebben, maar dat kan niet: de winkel moet wel blijven draaien. Mensen moeten naar hun werk of naar huis kunnen, er zijn evenementen in het gebied die door moeten gaan. We kunnen niet dat hele gebied een maand onbereikbaar maken. Het is een simpel voorbeeld van botsende belangen, waar wij dan tussen laveren. Als omgevingsteams is het onze verantwoordelijkheid om de stem van de omgeving te vertegenwoordigen in overleg met de aannemer, en gezamenlijk tot passende oplossingen te komen.”
“Alleen intern al hebben we te maken met een breed scala aan stakeholders”, zegt Sanne. “Van de opdrachtgevers - het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, ProRail, gemeente Amsterdam, provincie Noord-Holland en Vervoerregio Amsterdam – tot de beheerders ProRail, Rijkswaterstaat, gemeente Amsterdam, Gemeentelijk Vervoer Bedrijf (GVB), Connexxion en de verschillende waterschappen. Zij hebben allemaal hun eigen manier van werken. Dat vergt alleen intern al veel flexibiliteit en een hoog aanpassingsvermogen.”
Dat klinkt als een flinke uitdaging…
Paul: “Dat is het zeker. Zo zijn er verschillende contractbenaderingen, verschillende ict-systemen, verschillende manieren van omgaan met stakeholders… we moeten letterlijk ieders taal spreken en voortdurend laveren tussen verschillende niveaus en lagen.” “De ene keer praten we met de advocaat van een groot bedrijf, de andere keer met omwonenden of de medewerkers op de bouw”, vult Sanne aan. “We moeten ook regelmatig de brug slaan tussen twee partijen. Dan is het soms eigenwijs tegenover eigenwijs. En de smeerolie, dat zijn wij. We beginnen dan vaak met het benoemen van de olifant in de kamer. Daarna kunnen we verder.”
“Soms is het eigenwijs tegenover eigenwijs. En de smeerolie, dat zijn wij.”
Paul: “En dan hebben we het nog niet over bijvoorbeeld de manier waarop projecten gemanaged worden door verschillende partijen. Zo heeft gemeente Amsterdam een heel ander projectmanagementsysteem dan bijvoorbeeld ProRail. En omdat dit zo is, worden de deelprojecten ook verschillend ingericht, met verschillende werkwijzen. Tegelijkertijd zijn er ook uitdagingen die overkoepelend over het gehele programma Zuidasdok aangepakt moeten worden. Watermanagement is daar een voorbeeld van. Dit terwijl ieder deelproject natuurlijk ook zijn eigen belangen heeft. Dit vergt blijvende afstemming tussen de projecten en organisaties. En wij bewegen mee met al die wensen, behoeften en systemen.”
En dan is er óók nog heel weinig ruimte.
Sanne: “Ja, precies. Dit is dus één van de grootste lopende infra-projecten in Nederland, en het speelt zich allemaal af op een ‘postzegel’. Soms zijn we in de grond aan het graven, en zitten we letterlijk een meter van een gebouw vandaan. Ik bedoel: de A10 Zuid is een snelweg die dwars door de stad loopt. De bouwruimte is nihil en de aannemers moeten alle beschikbare ruimte benutten. Het is echt zoeken voor ze.” “We bouwen in een gebied met meer dan 200 stakeholders”, vult Paul aan. “En dan hebben we het niet over mensen, maar over partijen zoals belangenverenigingen, bewonersgroepen, bedrijven enzovoorts. Zuidasdok is bovendien niet de enige die bouwt in deze omgeving. Er zijn ook veel externe raakvlakontwikkelingen, zoals ontwikkelingen die plaatsvinden op kavels rondom ons project. En omdat Zuidasdok een langdurig project is, veranderen de raakvlakprojecten en de externe stakeholders voortdurend. Dus ook degenen met wie je praat.” Sanne: “Dan denk je dat je iedereen goed hebt geïnformeerd, en dan komt er een wisseling van de wacht. Wij moeten ons dan steeds afvragen: snappen ze het nog? Het is afstemmen ‘to the max’, iedere dag weer.”
Hoe ga je om met de complexiteit van dit project?
Sanne: “We moeten vooral veel geduld en veerkracht hebben, ons niet uit het veld laten slaan! Goed luisteren naar alle verschillende groepen. Alles verandert steeds, maar dat is een gegeven. Daarnaast proberen we het SE-gedachtegoed mee te nemen binnen dit project om structuur en overzicht te behouden. Hierbij kun je denken aan de klanteisenspecificaties (KES), zoals we die kennen binnen SE. Wij leggen die ook vast voor onze stakeholders. Daarnaast maken we keuzes herleidbaar en transparant, en leggen we deze expliciet vast. Voor onze stakeholders, voor onszelf, voor de buitenwereld én voor de mensen die ons in de toekomst opvolgen binnen het omgevingsmanagement van dit project. Zij kunnen op die manier precies zien wat we gedaan hebben en waarom.” Paul: “We zijn nu bezig met het validatieproces voor de eerste tunnel. We checken dus steeds: voldoet deze tunnel aan alle eisen zoals we die hebben opgesteld vanuit de omgeving? Ook hierbij passen we zoveel mogelijk het SE-gedachtegoed toe.”
Wat is er zo leuk aan dit project?
Sanne: “Juist die uitdaging maakt het heel erg leuk! Spannend, maar juist daardoor ook mooi!”
Paul: “Je kunt je ook bezighouden met een nieuwe snelweg die door een weiland loopt. Je stakeholders zijn dan bij wijze van spreken vijf schapen. Dan is dit project wel even anders. Maar juist door die complexiteit is dit project ook veel leuker!”