Auteur: Femke Verhoeff
Stop met oplossen. Begin met begrijpen.
Hoe je met een scherpe projectopgave grip krijgt op complexe projecten.
Bij Dutch Boosting Group zijn we gespecialiseerd in de succesvolle aanpak van complexe projecten. Daarbij weten we uit ervaring dat de start van een dergelijk project essentieel is. Tegelijkertijd zien wij dat het juist in die beginfase vaak misgaat. Met onduidelijke doelen, een vage scope en onnodige discussies tot gevolg.
Complexe projecten vragen om een zorgvuldig begin. Dat begin bestaat niet uit een goed ontwerp, maar uit een stap daarvóór: het scherp krijgen van de projectopgave. Ondanks dat dit voor veel mensen een open deur lijkt, blijft het definiëren van de projectopgave vaak impliciet of wordt deze fase te snel doorlopen. En daar heb je last van tijdens het hele project.
Hoe zorg je ervoor dat het wél goed gaat? In dit artikel helpen we je om vanaf het begin grip te krijgen op de bedoeling, afbakening en aanpak van je project. We nemen je mee in de belangrijkste stappen om tot een scherpe projectopgave te komen.
Waarom doe je dit project eigenlijk? Probleem- en kansenanalyse
Elk project ontstaat vanuit een bepaalde behoefte: er is een probleem dat opgelost moet worden, of een kans die benut kan worden. Toch worden deze behoeften vaak onvoldoende expliciet gemaakt. Een goede projectopgave begint daarom met het begrijpen van de huidige situatie én de gewenste toekomstige situatie. Pas als dat helder is, kun je bepalen waarom het project nodig is en wat het moet opleveren.
Goed om te onthouden hierbij: het project zelf is geen doel op zich, maar een middel. Met het project werk je toe naar een oplossing die daadwerkelijk verandering realiseert. Als voorbeeld nemen we een provinciale weg. De weg heeft te maken met toenemende verkeersdrukte, files tijdens de spits en een relatief hoog aantal ongevallen. In het schema hieronder maken we duidelijk hoe je een probleem- en kansenanalyse zorgvuldig vormgeeft.
Wat wil je bereiken? Van analyse naar doelstelling
Op basis van de probleem- en kansenanalyse formuleer je de doelstelling van het project. Dit is een cruciale stap: de doelstelling bepaalt de richting van alles wat volgt. Onze ervaring is dat hoe eerder je deze doelstelling scherp hebt, hoe minder discussie er later ontstaat.
Een praktische manier om dit te doen, is met de volgende structuur:
Het project [Projectnaam?] heeft als doel om [Wat gaan we doen?], voor [Voor wie doen we dat?], door middel van [Hoe gaan we dat doen?], binnen [Welke kaders in tijd, omvang?] met als resultaat [Wat zijn de gevolgen voor de omgeving?], gemeten aan de hand van [Hoe bewijzen we dat?].
Deze formulering dwingt je om concreet te zijn en alle relevante aspecten mee te nemen. In het geval van de provinciale weg in de vorige alinea, komen we tot de volgende formulering van de doelstelling:
Het project NXXX Wegverbreding heeft als doel om de doorstroming en verkeersveiligheid te verbeteren voor weggebruikers en omwonenden, door het verbreden en herinrichten van de provinciale weg, binnen de gestelde budget- en planningskaders, met als resultaat een veilige, toekomstbestendige en goed doorstromende infrastructuur, gemeten aan de hand van reistijdreductie en afname van ongevallen.
Wat hoort binnen de scope (en wat niet)? Afbakenen project
Zodra de doelstelling helder is, volgt de vraag: wat valt er binnen dit project? De scope bepaalt de grenzen van je project en bestaat uit meerdere onderdelen:
- Fysieke grenzen: waar begint en eindigt het systeem?
- System of Interest (SoI): welk systeem staat centraal? Alles buiten het SoI wordt gezien als de omgeving of contextsystemen waarmee het SoI interacteert.
- Activiteiten: welke werkzaamheden zijn nodig om de doelen te behalen?
Het expliciet maken van wat niet binnen de scope valt, is minstens zo belangrijk. Juist daar ontstaan vaak misverstanden. In het voorbeeld van de provinciale weg, kan het afbakenen van de scope er als volgt uitzien:
Wat moet er gebeuren? Werkpakketten en structuur
Met een duidelijke scope kun je bepalen welke werkzaamheden nodig zijn. Deze worden vastgelegd in werkpakketten. Werkpakketten vormen de bouwstenen van je project en worden per fase opgesteld. Samen geven ze een compleet overzicht van alles wat nodig is om het project te realiseren.
Door deze werkpakketten hiërarchisch te structureren, ontstaat een Work Breakdown Structure (WBS). Dit helpt om:
- overzicht te creëren
- verantwoordelijkheden te verdelen
- voortgang te bewaken
In het geval van de provinciale weg kan een overzicht van de werkpakketten er als volgt uitzien:
Tot slot: een scherpe start voorkomt problemen later
Het definiëren van de projectopgave lijkt misschien een logische eerste stap, maar verdient in de praktijk meer aandacht dan het vaak krijgt.
Formuleer daarom zorgvuldig:
- het probleem en de kans
- de doelstelling
- de scope
- en de benodigde werkzaamheden
Op die manier leg je een stevig fundament voor je project. Want een goed doordachte projectopgave betaalt zich later terug in minder discussie, betere besluitvorming en een oplossing die daadwerkelijk doet wat deze moet doen.
