Auteur: Harry van der Velde
Kijken met een open blik
Hoe je met Systems Engineering komt tot onderbouwde, gedragen en herleidbare keuzes in je ontwerpproces
Binnen complexe projecten is het van groot belang dat er een oplossing wordt gerealiseerd die technisch gezien werkt, betaalbaar is én bovendien aansluit bij wat de opdrachtgever, gebruikers en omgeving nodig hebben. Dat begint met een scherpe projectopgave en een goede systeemanalyse. Vervolgens vormt het ontwerpproces een cruciale schakel tussen de klantvraag en de uiteindelijke realisatie.
Het is dan ook belangrijk dat het ontwerpproces zorgvuldig uitgevoerd wordt. En dat we daarbij niet alleen kijken naar technische aspecten, maar de opgave aanvliegen met een integrale, systemische blik. Maar hoe doen we dat? Hoe zorgen we ervoor dat keuzes niet op gevoel worden gemaakt, maar goed worden onderbouwd? En waarom is het belangrijk om je niet meteen blind te staren op één oplossing? Systems Engineering helpt om stap voor stap toe te werken naar oplossingen die voldoen aan alle eisen.
Om dit duidelijker te maken, kunnen we gebruikmaken van een voorbeeld. Stel dat een projectteam werkt aan een dijkversterking. Er is een goede projectopgave en systeemanalyse gemaakt, en nu is het tijd voor het ontwerpproces. Daarbij telt niet alleen de technische vraag hoe de dijk sterker wordt, maar ook hoe deze past in de omgeving, hoe het project binnen budget blijft en of het gehele traject uitvoerbaar is.
Wat hoort erbij en wat niet? Het goed begrijpen van het systeem
Het ontwerpproces begint met het goed begrijpen van het systeem. Wat hoort erbij en wat niet? In het dijkvoorbeeld brengen we met een contextdiagram in beeld welke partijen en factoren een rol spelen. Dat kunnen bijvoorbeeld bewoners, waterschap, verkeer, natuur, en kabels en leidingen zijn. Ook maken we in een contextdiagram duidelijk hoe de dijk met deze partijen ‘interageert’, bijvoorbeeld via waterveiligheid, bereikbaarheid en ruimtelijke inpassing. Dit helpt om een compleet beeld te krijgen en voorkomt dat we belangrijke aspecten vergeten.
Wat moet het systeem kunnen? Uitwerking in een functieboom
Vervolgens bepalen we wat het systeem moet kunnen. In het voorbeeld gaat het om functies zoals ‘het keren van water’, ‘toegankelijk zijn voor beheer en onderhoud’ en ‘het mogelijk maken van een veilig gebruik van de dijk’. Deze functies werken we uit in een functieboom. Daarmee wordt duidelijk wat er nodig is, zonder al vast te leggen hoe de dijk precies wordt versterkt.
Wat zijn mogelijke oplossingen? Kijken met een open blik
Nadat we een functieboom hebben opgesteld, kunnen we na gaan denken over oplossingen. Daarbij is het van belang dat we een open blik houden: in plaats van direct te kiezen voor één oplossing en daar naartoe te werken, ontwikkelen we meerdere varianten. Op die manier staren we ons niet blind op één oplossing, maar kunnen we halverwege het proces bij (blijven) sturen op wat écht wenselijk is in het bredere kader, voor alle stakeholders. In het voorbeeld van het dijkproject kunnen we onder andere de volgende oplossingen formuleren in deze fase:
- het verhogen van de dijk;
- het verbreden aan de binnenzijde;
- het toepassen van een damwandconstructie.
Om de verschillende oplossingen inzichtelijk te maken, kunnen we een eenvoudige schets maken, zoals een ‘cartoontrap’. Hierin staan de verschillende oplossingen naast elkaar, met per variant de belangrijkste kenmerken. Zo wordt zichtbaar wat de verschillen zijn op alle aspecten die relevant zijn voor het project, zoals kosten, planning, risico’s, technische prestaties, contractuele randvoorwaarden en effecten op de omgeving.
Wat past het best? Oplossingen vergelijken
Op basis van een gedegen overzicht van alle oplossingen met de belangrijke criteria, kunnen we oplossingen gaan vergelijken. Zo kan in ons dijkversterkingsvoorbeeld blijken dat een damwand minder ruimte vergt, maar duurder is, terwijl een verbreding van de dijk juist meer ruimte kost, maar eenvoudiger te realiseren is.
Met behulp van een ‘trade-off matrix’ kunnen we deze verschillen overzichtelijk maken. Zo ontstaat een onderbouwde vergelijking en kan het team samen bepalen welke oplossing het beste past. Op die manier komen we samen tot een voorkeursoplossing die uitlegbaar is, zowel binnen het project als naar de opdrachtgever en de omgeving.
Hoe doen we het concreet? Uitwerken van de gekozen oplossing
Nadat we een goed onderbouwde keuze gemaakt hebben, kunnen we de oplossing verder gaan uitwerken. Het ontwerp wordt concreter: zo bepalen we binnen het dijkproject de exacte afmetingen, materialen en uitvoeringsmethoden. Tegelijkertijd controleren we of het ontwerp voldoet aan de eisen (verificatie) en of het aansluit bij de behoeften van gebruikers en stakeholders (validatie). Dit is een zich herhalend proces, waarbij we uiteraard steeds bijsturen indien nodig.
Tijdens deze fase scherpen we ook kosten, planning en risico’s verder aan. Soms leidt ook deze fase tot verbeteringen of aanpassingen in het ontwerp. De resultaten leggen we vast in een ontwerpnota of ontwerpdossier, dat dient als basis voor besluitvorming en vervolgactiviteiten.
Tegelijkertijd blijven we kijken naar het geheel: we behouden een integrale, systemische blik. Het ontwerpproces staat immers niet op zichzelf. Het hangt nauw samen met andere activiteiten, zoals het ophalen van klanteisen, het opstellen van specificaties en het beheersen van risico’s. Deze beïnvloeden elkaar voortdurend en het is dan ook van belang dat we steeds al deze aspecten in het oog houden.
Tot slot: maak gebruik van ieders kracht
Binnen een IPM team levert iedereen een bijdrage. De Technisch Manager stuurt het proces aan en bewaakt de inhoudelijke keuzes. De Omgevingsmanager kijkt naar de impact op bewoners en stakeholders. De Contractmanager zorgt dat het ontwerp past bij de contractstrategie. De Manager Projectbeheersing brengt kosten, planning en risico’s in beeld. De Projectmanager neemt uiteindelijk het besluit.
Juist door deze samenwerking ontstaat een evenwichtige afweging waarin technische kwaliteit, haalbaarheid en waardecreatie samenkomen. Het is dus van belang dat we gebruikmaken van ieders kracht én gebruikmaken van ieders visie en perspectief. Door eerst goed te begrijpen wat nodig is, daarna meerdere oplossingen te verkennen en vervolgens bewust te kiezen, werken we toe naar een optimaal ontwerp. Een ontwerp dat niet alleen technisch voldoet, maar ook aansluit bij de bredere doelstellingen van het project en de belangen van alle betrokken partijen.
