Dit jaar is de training in een speciaal jasje gegoten: procesmanagement in de (online) praktijk. Want in een online omgeving is procesmanagement een stuk uitdagender. Een mooie gelegenheid om het gesprek aan te gaan met de trainers. Wat maakt procesmanagement in hun ogen zo interessant, waardevol en verrassend. En vooral: waarom is kennis van procesmanagement onmisbaar?

Deze interviewreeks wordt afgetrapt door Bart van Lulling. Bart is een systeemdenker in hart en nieren. Dagelijks werkt hij met complexe systemen. Procesmanagement helpt hierbij om met dergelijke complexe processen om te gaan en tegelijkertijd resultaat te boeken. Opgeleid als techneut was Bart niet altijd even enthousiast over procesmanagement. Maar inmiddels is hij om! Zijn enorme schat aan praktijkvoorbeelden deelt hij met groot enthousiasme tijdens de training ‘procesmanagement in de (online) praktijk’  

Wat betekent Procesmanagement voor jou? 

Procesmanagement betekent voor mij rekening houden met alles wat speelt en je aanpak daarop aanpassen. Dat betekent dat je met nieuwsgierigheid kijkt naar wat zich bij de belanghebbende partijen afspeelt en hoe je het beste met processen om kunt gaan. Ook als die niet altijd rationeel zijn of van tevoren kunnen worden voorzien.

Procesmanagement betekent daarom voor mij dat je soms een stap opzij moet doen omwille van het proces. Dat je inspeelt op de ontstane situatie om voortgang te kunnen maken. Je zou het kunnen vergelijken met een bokswedstrijd. Niet dat procesmanagement een ‘gevecht’ is, maar wel een serie van rondes waarin zich telkens weer nieuwe kansen voordoen. Je kunt je focussen op het snel scoren van punten in de eerste ronde, met als gevolg dat je de rondes daarna uitgeput bent en uiteindelijk niet het beoogde resultaat haalt. Of je kunt goed nadenken over de situatie en je omgeving en daarop je tactiek, je inzet en beschikbare energie bepalen en verdelen over een serie vervolgrondes om uiteindelijk het doel te behalen.  

Een mooie analogie, maarhoe verschilt Projectmanagement dan van Procesmanagement?  

Dat is voor mij heel simpel. Bij Projectmanagement ligt de nadruk vooral op het bewaken van de scope. Terwijl bij procesmanagement juist wordt gekeken naar het invullen van de scope om zo meer kansen en ruimte te creëren.  

Waar word je bij Procesmanagent enthousiast van 

Ik word vooral enthousiast als een strategie succesvol is en daarmee weer een processtap in de goede richting wordt gemaakt. Maar ook het onvoorspelbare maakt het leuk, je moet creatief zijn en in kunnen spelen op de situatie. Meestal gaan de dingen anders dan je vooraf bedacht had. Daar slim op inspelen en flexibel mee omgaan vind ik reuze interessant. Het begeleiden van een proces kan in de praktijk stroperig en moeizaam gaan, dat voelt soms frustrerend. Je hebt vaak te maken met partijen met uiteenlopende en soms ook tegengestelde belangen. Als je er dan toch in slaagt om partijen mee te krijgen, dan is dat een succes om te vieren.  

Wat maakt Procesmanagent voor jou waardevol?   

Het grappig van deze vraag is dat toen ik nog jong was ik de waarde van procesmanagement niet inzag. Besluitvorming in organisaties zag ik als een stroperig en irrationeel proces. Soms met onbegrijpelijke keuzes als resultaat. Als een projectmatig opgeleide techneut, begreep ik het nut niet van strategisch onderhandelen, bewust vertragen van processen en het uitruilen van belangen. De wereld was voor mij zwart-wit: een goed idee voer je uit en een slecht idee niet. Later werd mij duidelijk dat de waarheid niet altijd zwart-wit is. Er zijn niet alleen verschillende belangen, maar ook verschillende waarheden. En de technisch ogenschijnlijk beste oplossing, hoeft niet altijd de best gedragen oplossing te zijn waarmee het groter belang wordt gediend. Hoe goed je ook bent in plannen en beheersen: een proces gaat vaak niet zoals je zelf voor ogen hebt. 

Met procesmanagement leer je beter om te gaan met ieders belangen en het spel daaromheen. Je leert zonder oordeel te kijken naar de situatie en hierop in te spelen. Met name in complexe opgaves in een ingewikkeld speelveld is deze manier van denken van groot belang om succesvol te kunnen zijn. En het mooie van alles? Je kunt ervoor kiezen procesmatig en projectmatig werken te combineren. Daarin leren schakelen is overigens ook één van de aspecten van onze training. 

Kun je een situaties noemen waarbij Procesmanagement het verschil heeft gemaakt? 

Een collega kwam laatste met een interessant vraagstuk. Hij is betrokken bij een complex project, waarbij vooral het financiële plaatje erg ingewikkeld is. Vanuit een procesmatige insteek hebben we toen voorgesteld om een onafhankelijke partij met aanzien bij beide partijen, in dit geval een hoogleraar, bij het proces te betrekken. Dit is toen gelukt. Zo’n probleem had nooit kunnen worden opgelost met alleen Project- of Contractmanagement.  

Heb je tips voor nieuwe procesmanagers? 

Jazeker, als mens zijn wij geneigd om snel resultaat te willen zien. Bij procesmanagent moet je vooral niet te snel willen gaan en borgen dat je voortgang kunt blijven maken. Dat is heel belangrijk. Ook al betekent dit soms bewust stiltaan en het juiste moment afwachten voor een volgende stap. Af en toe moet je een opkomend probleem juist uitstellen. Focus op hetgeen dat wel opgelost kan worden, in plaats van “de grote drempels” eerst willen wegnemen. Tot slot is het belangrijk om in te zien dat een proces van verschillende kanten kan worden gestuurd. Kijk met een niet-oordelende blik en vanuit nieuwsgierigheid naar onderlinge relaties en bekijk hoe de lijntjes lopen. Met deze inzichten kun je nadenken hoe je jouw energie het beste kunt inzetten om het gewenste effect te creëren en het proces in de richting van het doel te sturen.  

Wat zijn de grootste verschillen nu Procesmanagement vanwege COVID-19 voornamelijk in een online omgeving uitgevoerd wordt? 

Een van de belangrijkste verschillen is dat het heel lastig in om mensen fysiek bij elkaar te krijgen. Dit terwijl het bij procesmanagent juist ontzettend belangrijk is om inzicht te hebben in hoe mensen in het proces staan. Normaliter kun je veel aflezen uit iemands houding, gedrag of datgeen wat aan bod komt tijdens een gesprek bij de koffiecorner. Je zoekt soms mensen bewust op om de sfeer te peilen of een mening te polsen. Omdat zulke interactie nu niet zomaar kan, is individuele aandacht nog belangrijker. Je kunt namelijk in een grote online meeting heel lastig de persoonlijke, vaak verborgen, agenda’s inzien.   

Naast ervoor zorgen dat iedereen in een online meeting netjes het woord krijgt en zijn/haar zegje kan doen, is het nog belangrijker te investeren in het persoonlijk contact. Heb je bijvoorbeeld een online sessie om een besluitvormingsproces af te ronden? Zorg er als procesmanager voor dat het besluit al is voorbereid met de belangrijkste stakeholders. 

Dat is een goede tip, wat zou je nog meer anders kunnen doen? 

Een van de dingen die je bijvoorbeeld absoluut zou moeten doen, is ervoor zorgen dat je iedereen vóór een meeting spreekt. Dat je voelt wat zich afspeelt en de verwachtingen peilt. Dat is van belang om een processtap succesvol te laten verlopen. Het ‘van te voren goed masseren’, zal je nu met één op één gesprekken moeten doen. “Toevallige ontmoetingen” zal je daarom bewust in moeten plannen. Want ‘online’ kom je elkaar niet spontaan tegen of loop je niet zomaar bij elkaar binnen. 

Hoe wordt dit tijdens de training “Procesmanagement in een online Praktijk omgeving” uitgelegd? 

In de training maken wij gebruik van een goede mix tussen theorie en praktijkvoorbeelden. Specifiek kijken we naar praktische toepassingen van procesmanagement en gaan we daarmee aan de slag in een realistische casus. De grootste uitdaging waar wij als trainers nu mee kampen is de interactie met en tussen deelnemers. Normaal gesproken werken de deelnemers veel samen. Er is daarom goed nagedacht over het vormgeven van een onlinetraining Procesmanagement. Juist doordat deelnemers procesmanagent in een online omgeving ervaren, leren ze procesmanagement ook in een online omgeving toe te passen. Juist dat maakt deze training uniek.  

Wat de deelnemers vooral leren, is dat er niet per se goed of fout is in procesmanagement. Wel is het één effectiever om te doen dan het andere. Zelfs een tegenvaller kun je als kans beschouwen en in je voordeel laten werken. Om Johan Cruijff te quoten: “Elk nadeel heeft zijn voordeel”, een typische procesmanagement benadering. Denk bijvoorbeeld aan een partij die zomaar uit de onderhandelingen stapt, dat zou je kunnen zien als een tegenvaller. Tegelijkertijd zou je ook kunnen kijken naar de kansen die deze nieuwe situatie biedt. Er ontstaat bijvoorbeeld ruimte voor nieuwe partijen om in te stappen, er is een partij minder om rekening mee te houden, of de gezamenlijke motivatie bij de overgebleven partijen om het met elkaar op te lossen wordt groter.  

Tenslotte, waarom moet iemand deze training absoluut volgen? 

Deze training gaat je veel brengen, waarvan je van tevoren niet had gedacht dat het kon. De training leert je onder andere de ongeschreven regels in complexe processen te begrijpen. Als je deze regels begrijpt, wordt het spel ook leuker om te spelen. In deze training leer je teleurstellingen om te zetten in kansen, zie je met eigen ogen hoe ogenschijnlijke drempels katalysators kunnen worden en ervaar je hoe tegenstanders evengoed vrienden kunnen zijn.   



Meer weten over de training Procesmanagement in de online praktijk, bekijk Training Procesmanagement in de online praktijk